Facciamo una riunione? Come usare le riunioni per motivare le persone e costruire grandi progetti aziendali.

di Paolo Valentini e Michaela Gariboldi
Molto spesso ci troviamo a sottolineare l’utilità di tenere delle riunioni col personale, sia per motivarlo che per condividere i progetti di sviluppo aziendali.
Perché? Perché sappiamo che fare delle belle riunioni è uno degli aspetti più importanti nella gestione della leadership e della relazione con i propri collaboratori. Esattamente come capita a te, anche a noi è capitato di prendere parte a delle riunioni a cui siamo stati invitati e siamo usciti con un senso di ‘noia’ o peggio di ‘perdita di tempo’…
Ecco, abbiamo pensato di farti un piccolo regalo: ossia fornirti alcuni spunti su come tenere riunioni davvero efficaci e motivanti. In altre parole, vorremmo aiutarti a diventare davvero bravo e fare in modo che apprendi quali leve utilizzare per fare colpo sui tuoi collaboratori.Perché è utile tenere riunioni con i propri collaboratori?
Che tu sia imprenditore di un’unica attività o che tu sia imprenditore seriale, i seguenti punti sono utili per comprendere i motivi che devono guidarti nella costruzione di riunioni efficaci ed utili.
1.     La riunione è l’occasione per informare i propri collaboratori. Molte volte ci imbattiamo in dipendenti che non sanno nulla circa la crescita dell’azienda, o meglio dei suoi programmi di sviluppo. Come vi abbiamo già raccontato in queste pagine, da un sondaggio condotto sui dipendenti di molte aziende, una delle cose che motiva le persone al lavoro è essere coinvolti nelle problematiche dell’azienda, ovvero, sapere come sta andando, sapere quali siano i prossimi step, se faremo o meno della formazione, se cambieremo o meno fornitori, se faremo un marketing più forte del nostro concorrente, ecc… Giochereste voi una partita di calcio senza sapere in che posizione siete in classifica?
2.     La riunione, anche individuale, è il momento per conoscere cosa pensano i collaboratori. Conosci le loro opinioni? Hai mai chiesto loro di condividere con te i loro sogni? Sempre dal sondaggio, cui accennavamo poco sopra, emerge che le persone si sentono motivate al lavoro se il proprio titolare si interessa a loro come persone, se le valorizza e se, soprattutto, riconosce in loro l’impegno e la dedizione che mettono in campo tutti i giorni.
3.     La riunione è uno dei principali modi con cui costruire l’accordo sulle decisioni. Calare le cose dall’alto senza spiegarne il motivo non è bello. Molti di voi devono fare ruotare le persone da un punto vendita all’altro, da una mansione all’altra. Molto spesso questa prassi viene vissuta male da chi la subisce, perché non ne capisce la motivazione. Ma se si trovasse il modo di coinvolgere i diretti interessati, se li si mettesse a parte della necessità di compiere determinate azioni, allo scopo di raggiungere un determinato obiettivo, le cose cambierebbero. Gli accordi sono una delle cose più difficili da costruire e le riunioni sono un ottimo strumento per ottenerlo.
4.     La riunione è fondamentale per condividere e decidere il programma delle cose da fare. Pensi che i tuoi collaboratori esperti non abbiano buone idee? O meglio, non pensi che anche loro potrebbero dare un contributo? Sempre in base al sondaggio, essere coinvolti nei problemi aziendali significa anche essere partecipi delle scelte che porteranno l’azienda ad una crescita.
Ma come devi costruire una buona riunione?
1.     Costruisci riunioni interessanti per chi vi partecipa. La location, il tempo e il titolo (solo per fare qualche esempio) devono essere originali. Spesso abbiamo aiutato molti tuoi colleghi a fare le proprie riunioni fuori dall’azienda, magari coinvolgendo anche i famigliari dei collaboratori in eventi che univano, come si suol dire, l’utile al dilettevole. Certo non ogni mese, ma una volta l’anno sarebbe carino far vivere ai propri collaboratori un’esperienza divertente e “straordinaria”.
2.     Fai in modo che le riunioni siano lo strumento che risolve sul nascere i problemi. Molti problemi nascono per via delle incomprensioni. Si litiga per il come le cose vengono o non vengono dette, più che per come vengono fatte. Bene, attraverso le riunioni devi capire questo. Quindi rendi la riunione la valvola di sfogo delle persone.
3.     Fai una scaletta degli interventi. Una riunione deve essere costruita in modo da comprendere almeno questi elementi: chiarire lo scopo egli obiettivi dell’incontro; una parte centrale dove si affrontano i temi all’ordine del giorno anche con dati tecnici; una parte finale che deve essere emozionalmente alta di tono, e dove le persone escono con dei compiti per casa ben definiti in termini di tempi e modi. Le persone se lo aspettano e odiano davvero le situazioni in cui si parla e basta senza mai decidere nulla.
4.     Fai parlare le persone. I partecipanti a una riunione devono parlare almeno per il 50% del tempo. Non fare un monologo, in quanto anche il più bravo dei relatori, dopo un po’, diventa noioso se non sa coinvolgere le persone. Fai domande, fai parlare le persone, chiedi la loro opinione. Molte volte i tuoi collaboratori si arrabbiano, o nutrono una profonda insoddisfazione, perché nessuno li ascolta. Loro hanno bisogno di parlare!
5.     Fa’ in modo che le persone escano dalla riunione cariche e motivate. Ricordati che non si deve mai uscire da una riunione più arrabbiato di quando ci si è entrati!