Sei sicuro di avere tutto sotto controllo? Ti spieghiamo l’importanza di avere SEMPRE i numeri della propria azienda a portata di mano!

Sei sicuro di avere tutto sotto controllo? Ti spieghiamo l’importanza di avere SEMPRE i numeri della propria azienda a portata di mano!

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È vero, di numeri ne parliamo spesso, ma siamo certi che molte volte non abbiamo l’attenzione proprio sui numeri importanti. Parliamo ovviamente dei numeri che fotografano l’andamento della vostra attività. Ma prima di entrare nello specifico e snocciolarne l’importanza, ti raccontiamo un cliché che ci accade quando iniziamo a lavorare con molti imprenditori.
Dopo il primo intervento di consulenza, chiediamo sempre: ‘come va la liquidità?’ e qui molto spesso ci sentiamo dare risposte vaghe. Possiamo pertanto condividere subito un dato stabile circa i numeri da tenere sotto controllo in azienda: sappiamo se le entrate superano i costi? Ovvero, come va il tuo flusso di cassa nei mesi dell’anno?Ciò che non misuri non migliora
Napoleon Hill, celebre autore di libri sull’automiglioramento, oltre che studioso delle dinamiche che possono portare una persona ad avere successo, sostiene (e non è l’unico) che nessun dato può migliorare se non lo misuriamo con costanza. Lo stesso vale per i numeri che fotografano l’andamento dell’azienda. Se non li scriviamo tutti i mesi su un foglio di carta o meglio su un foglio di excel, saremo solo in balia di sensazioni e prenderemo decisioni dettate più dal luogo comune che non dall’questionario precisa. Quindi, punto uno, scriviamo ciò che succede ogni mese e poi mettiamo a confronto i dati degli ultimi 36 mesi e vediamo quali correttivi apportare o meno alla gestione aziendale.

Quali e quante informazioni?
Un altro mito da sfatare, parlando dei dati dell’azienda è questo: “guardo i dati che mi dà il commercialista” Assolutamente no. Il commercialista vi aiuta a redigere il bilancio fiscale e lo fa in funzione dei dati dell’anno prima. Al massimo ci può dire cosa è successo un anno fa, ma sarete d’accordo con noi che non possiamo prendere decisioni aziendali sulla base di ciò che è successo 12 mesi prima. A noi serve sapere cos è successo negli ultimi 2-6 mesi. Sarebbe come guidare un auto guardando solo lo specchietto retrovisore. Sarai d’accordo con noi che molto presto andremo a sbattere addosso ad un altro veicolo o che passeremmo il semaforo col rosso. Per guidare una PMI servono i dati aggiornati di oggi e di ieri, al massimo di un mese fa, non di più.
A questo punto ci chiederai come fare visto che vi sono tante altre attività da svolgere ogni giorno. La risposta è ‘SEMPLIFICARE’ e ‘CONTROLLARE’. Per semplificare intendiamo che dobbiamo scrivere ogni giorno su un foglio di carta o su un foglio excel quello che succede rispetto ad alcuni semplici dati. Te le elenchiamo di seguito.

– Gli incassi, ovvero i corrispettivi, ovvero, la fonte principale delle entrate del negozio di ottica. Vanno registrate ogni giorno e vanno comparate settimana per settimana ogni mese, non solo nel mese corrente, ma anche con le stesse settimane dell’anno prima. Due spunti: Il primo è che avere un andamento settimanale ci aiuta a raddrizzare il tiro del mese. Se per esempio siamo alla seconda settimana e vediamo che non stiamo incassando tanto quanto vorremmo, siamo ancora in tempo per spingere meglio su alcuni prodotti o sul vendere in maniera più mirata. Il secondo spunto è che avendo i dati, anche degli anni precedenti, possiamo capire se vi sono o meno delle stagionalità che possiamo gestire per tempo. Se per esempio ogni anno c’è un calo del lavoro a marzo, a febbraio penseremo di attivare una campagna di comunicazione atta a far sì che vecchi clienti o nuovi siano stimolati ad acquistare, in modo da stabilizzare l’andamento degli incassi.

– I costi che stiamo sostenendo, divisi tra COSTI DI PRODOTTO e COSTI FISSI DI GESTIONE. Dobbiamo sapere quali sono le uscite, ma non solo in termini totali di spesa, ma almeno divise tra queste due macro categorie. Il resto dei costi sono quelli cosiddetti ‘fissi’ e rappresentano le spese che sosteniamo per tenere in funzione l’attività (personale, il nostro stipendio, gli oneri, l’affitto, le utenze, le assicurazioni, la formazione, la contabilità, ecc.). Tutte queste voci sono davvero importanti? Ovvero, sapere in dettaglio cosa spendiamo ogni mese, serve per capire se stiamo investendo correttamente i nostri soldi o se invece vi sono voci si spesa che possono essere controllate.


– La differenza tra ENTRATE E USCITE, ovvero, tra incassi e costi programmati. Questa deve essere sempre positiva, ovvero, le entrate in un’azienda sana devono essere sempre sopra i costi. Possiamo accettare di avere un disequilibrio in questo senso solo per tre mesi di seguito, dopo di che i costi devono essere messi sotto alle entrate. Bada bene, non significa tagliare, significa darsi da fare affinché le entrate siano superiori ai costi.

Non fare l’errore banale di non investire o di tagliare il marketing o la formazione nostra e del nostro personale, solo per fare quadrare i conti. In breve tempo le entrate caleranno drasticamente. La domanda corretta è: cosa devo fare per aumentare da subito le entrate?

L’utile che come imprenditore ci mettiamo in tasca. Sei un imprenditore e devi guadagnare. Punto! Non devi accontentarti di lavorare prendendo meno dei tuoi dipendenti. Tu devi portare a casa un utile, fatto se vuoi di compenso e veri e propri utili (in che forme e % il commercialista ve lo dice), ma tu devi essere economicamente appagato dal tuo fare impresa. Se così non è significa che stai sbagliando qualcosa e che devi subito metterti in discussione. Devi fare promozione delle tua attività, devi imparare a vendere e devi avere attorno a te persone di qualità che ti aiutino a servire clienti soddisfatti.

Giochiamo il gioco.
Perché è utile avere sempre sotto controllo le informazioni? Primo perché non possiamo migliorare se non li abbiamo sotto mano. Secondo, e qui viene la parte più divertente, perché diventa molto stimolante lavorare con i propri collaboratori nel vedere quanto possiamo crescere in termini di incassi mese su mese.
Lo abbiamo fatto con un nostro cliente ottico. Dopo avere costruito l’andamento del negozio nei due anni precedenti (in questo caso abbiamo realizzato un excel con gli incassi divisi per categorie di prodotto e per settimane) abbiamo condiviso con i collaboratori il gioco dell’aumento dei fatturati. Sono loro stessi che aggiornano ogni settimana i dati del foglio excel e quindi si rendono conto di quanto hanno fatto e di quanto mancava per arrivare all’aumento stabilito. Questo ha permesso che tutti siano molto più consapevoli di come stia andando l’azienda, ma allo stesso tempo ha reso possibile il confronto mensile mediante riunioni ad hoc in cui vengono analizzate vittorie e sconfitte, e messe in campo le azioni vincenti di marketing da portare sul campo il mese successivo.
Beh, a fine settembre 2015 eravamo già a + 15% medio di incassi rispetto al 2014. E questo in gran parte grazie all’questionario attenta e costante degli incassi, fatta con cadenza settimanale.

E Tu che gioco giocherai nel 2016? Non sai da che parte cominciare? Allora liberati in agenda la serata del 24 Febbraio 2016 e iscriviti al nostro eventoE’ Gratuito, quindi il tuo rapporto tra entrate ed uscite non subirà variazioni significative! 😉

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