TIME MANAGEMENT – I 18 Principi per gestire al meglio il tuo tempo

Quello della corretta gestione del tempo è un aspetto critico per la maggior parte di manager e imprenditori con cui abbiamo lavorato in oltre trent’anni di attività di coaching e consulenza aziendale.

Spesso la sbagliata organizzazione del tempo procura, oltre a grande stress, anche un costo invisibile per le aziende: se infatti i manager o gli imprenditori si concentrano sugli aspetti sbagliati della loro attività, non avranno il tempo per gestire invece quegli aspetti cruciali e fondamentali della loro professione.

1. Riserva del tempo in agenda per fare oggi quello che farà una grande differenza domani

Il lavoro si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. Questo è il principio di Parkinson. Se hai tre ore per preparare una presentazione, quello è quanto ci metterai.

Se non riservi in agenda del tempo dedicato alla formazione, alla ricerca e sviluppo, al marketing e a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda o attività più forte, il lavoro operativo che hai si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione e, in più non avrai lavorato sulle attività che renderanno la tua azienda più forte.

2. Compila una lista di progetti aperti

La tua mente opera come un computer.

Quando hai tanti progetti incompleti o a metà è come se tu avessi tante finestre aperte sul tuo laptop, l’efficienza cala e tutto il lavoro diventa più lento, anche la gestione del tempo.

Un rimedio è quello di compilare una lista completa di tutti i cicli o progetti aperti che hai in questo momento. Semplicemente scrivila su un foglio di carta assicurandoti di scendere nello specifico. Non scrivere, dunque, “recuperare i crediti” ma “Marco Rossi 2000 euro; Francesco Giovannardi 2356 euro…”. Essere specifico ti permetterà di chiudere le finestre e recuperare energia.

Aggiorna la lista una volta alla settimana o ogni quindici giorni e ogni tanto depennane qualcuno.

3. Usa le liste

E’ provato che se ti fai ogni giorno o ogni settimana una lista di cose da fare quel giorno, la tua produttività aumenta di un buon 15/20%.

Quindi ogni settimana compila una lista delle attività da svolgere prendendo se necessario a spunto la lista dei cicli aperti, poi porta la lista che hai preparato sempre con te. Ogni giorno dedica cinque minuti a scrivere il piano della giornata e, se possibile, fallo la sera prima.

4. Fallo subito!

Se un’attività richiede meno di cinque minuti, falla subito e non rimandarla. E’ molto più economico dal punto di vista del tempo che non segnarsela in agenda, cominciarla e poi interromperla.

Se fai un colloquio con una persona e rimanete d’accordo che le manderai una breve relazione scritta, fallo non appena esci dall’incontro. Sarai più fresco e ti ricorderai i dettagli.

Se non lo fai subito, quello che in origine era un progetto di cinque minuti, potrebbe allungarsi fino a consumarne trenta.